Hướng dẫn sử dụng cơ bản

POS Mini là phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại di động, được thiết kế chuyên biệt cho các cửa hàng nhỏ và tiểu thương. Ứng dụng giúp bạn số hóa toàn bộ nghiệp vụ tính tiền, quản lý tồn kho, đối soát công nợ và trích xuất báo cáo doanh thu một cách đơn giản và chính xác nhất.

Bài viết này hướng dẫn cách sử dụng cơ bản phần mềm POS Mini theo đúng quy trình vận hành thực tế, giúp bạn nhanh chóng thiết lập hệ thống và bắt đầu bán hàng hiệu quả.

1. Cài đặt và đăng nhập phần mềm POS Mini

• Tải ứng dụng POS Mini chính thức từ Google Play (dành cho máy Android) hoặc App Store (dành cho máy iOS).
• Mở ứng dụng sau khi tiến trình cài đặt hoàn tất.
• Đăng nhập bằng tài khoản đã có hoặc đăng ký tài khoản cửa hàng mới theo hướng dẫn trên màn hình.

Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, bạn sẽ thấy bảng điều khiển với các tab nghiệp vụ chính: Tính tiền, Hàng hoá, Thông báo và Cài đặt.

2. Thiết lập thông tin cơ sở kinh doanh

Trước khi bắt đầu phát sinh giao dịch, bạn cần thiết lập đầy đủ thông tin cơ sở kinh doanh để định dạng hóa đơn và báo cáo hiển thị chuẩn xác nhất.

• Truy cập vào mục Cài đặt → Thông tin cửa hàng.
• Nhập đầy đủ tên cửa hàng, số điện thoại liên hệ, địa chỉ kinh doanh.
• Cập nhật ảnh đại diện/Logo của cửa hàng (nếu có).

Dữ liệu này sẽ được hệ thống tự động trích xuất để in lên phần tiêu đề (Header) khi in hóa đơn vật lý hoặc xuất hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng.

3. Quản lý danh mục hàng hoá và tồn kho

3.1. Phân loại nhóm hàng hoá

• Truy cập mục Hàng hoá → Quản lý nhóm hàng.
• Chọn Thêm nhóm hàng và đặt tên phân loại theo từng ngành hàng cụ thể của bạn.

3.2. Cập nhật dữ liệu sản phẩm

• Vào Hàng hoá → Thêm sản phẩm.
• Nhập chính xác tên sản phẩm, giá bán, giá vốn (giá nhập) và số lượng tồn kho thực tế hiện tại.
• Chọn nhóm hàng tương ứng để phân loại và nhấn lưu lại.

Hệ thống cho phép bạn tùy chỉnh, cập nhật giá hoặc xoá mã sản phẩm trực tiếp trong danh sách quản lý bất cứ lúc nào.

4. Nghiệp vụ thu ngân và tạo hoá đơn

• Vào tab Tính tiền → Bán hàng.
• Nhấn tạo hoá đơn bán lẻ mới.
• Thêm sản phẩm vào giỏ hàng bằng cách tìm kiếm theo tên hoặc sử dụng camera để quét mã vạch (Barcode) cực nhanh.
• Gắn thông tin khách hàng vào đơn (hoặc để mặc định là Khách lẻ).
• Hệ thống sẽ tự động tính tổng tiền. Bạn chỉ cần kiểm tra lại thông tin đơn hàng và tiền thối (nếu có).

Sau khi chốt đơn, bạn có thể ra lệnh in bill trực tiếp hoặc gửi ảnh hoá đơn cho khách qua Zalo, sau đó nhấn Xong để ghi nhận doanh thu và kết thúc ca giao dịch.

5. Quản lý đối tác (Khách hàng & Nhà cung cấp)

5.1. Quản lý tệp khách hàng

• Ngay tại màn hình lập hoá đơn thu ngân, chọn Khách hàng để mở danh sách quản lý.
• Tạo hồ sơ khách hàng mới bằng cách nhập tên, số điện thoại, địa chỉ hoặc đồng bộ nhanh từ danh bạ điện thoại.
• Hỗ trợ thiết lập số dư công nợ ban đầu (nợ cũ) cho khách quen nếu cần đối soát.

5.2. Quản lý Nhà cung cấp (Nguồn nhập)

• Truy cập Tính tiền → Nhập hàng.
• Chọn mục Nhà cung cấp để thêm mới hoặc quản lý thông tin các đối tác đổ sỉ/bán buôn cho cửa hàng.

6. Sổ ghi nợ và quản lý công nợ tự động

Công nợ sẽ được hệ thống phần mềm ghi nhận hoàn toàn tự động khi số tiền khách thanh toán thực tế nhỏ hơn tổng giá trị của hoá đơn.

• Công nợ bán ra (Phải thu) được gắn chặt với hồ sơ khách hàng.
• Công nợ nhập hàng (Phải trả) được gắn với hồ sơ nhà cung cấp.

Để theo dõi và đối soát công nợ chi tiết:

• Truy cập Báo cáo → Sổ công nợ.
• Kiểm tra chi tiết lịch sử phát sinh giao dịch, số dư nợ cũ và biến động nợ mới.
• Hỗ trợ xuất file ảnh sổ công nợ minh bạch để gửi nhắc nợ khách hàng hoặc in ra giấy định kỳ.

7. Xem báo cáo và thống kê tài chính

• Truy cập trung tâm Tính tiền → Báo cáo.

Tại phân hệ này, chủ cửa hàng có thể:

• Theo dõi biểu đồ báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tuần, tháng.
• Kiểm soát báo cáo chi phí nhập hàng và dòng tiền đã thanh toán.
• Theo dõi sát sao báo cáo xuất – nhập – tồn kho thực tế của từng mã hàng hóa.
• Xuất dữ liệu ra file Excel phục vụ cho việc tính toán lợi nhuận và cung cấp số liệu hỗ trợ kê khai thuế tiểu thương.

8. Các thiết lập cấu hình nâng cao trong POS Mini

Để tối ưu hóa quy trình bán hàng, bạn có thể thiết lập thêm các thông số kỹ thuật sau:

• Cấu hình kết nối phần cứng máy in hoá đơn (Hỗ trợ máy in LAN/Wifi, máy in Bluetooth mini hoặc máy POS cầm tay chuyên dụng).
• Kích hoạt tính năng Trang giới thiệu cửa hàng để chia sẻ danh mục sản phẩm trực tuyến (B2B Catalogue) cho khách hàng.
• Thiết lập chương trình chăm sóc khách hàng: Tích điểm hội viên và sử dụng điểm để giảm giá hóa đơn.
• Tùy chỉnh biểu mẫu hoá đơn in ra: Chọn khổ giấy (K58, K80), chỉnh cỡ chữ và thêm lời cảm ơn ở chân trang (Footer).

Kết luận

Với các thao tác thiết lập cơ bản trên, bạn đã có thể làm chủ phần mềm POS Mini để vận hành nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho bãi, theo dõi công nợ và kiểm soát dòng tiền cửa hàng một cách chuyên nghiệp nhất.

Khi đã thao tác nhuần nhuyễn, hãy tiếp tục khám phá các phân hệ tính năng nâng cao của POS Mini để giải phóng hoàn toàn sức lao động và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh!